Pieter Veenema over outsourcing: vrijstaand maken in 3 minuten dwing je niet af

Pieter Veenema verruilde 1,5 jaar geleden een fantastisch baan als hoofd inkoop, hoofd ICT bij ‘s werelds grootste tijdschriftenuitgever Hachette Filipacchi Media voor een zelfstandig bestaan in een bedrijfje dat vrijstaande beelden zou moeten gaan maken.

Intussen heeft het bedrijf al 3 medewerkers in vaste dienst en laat door middel van outsourcing zo een 2000 beelden uit de Nederlandse markt per week vrijstaand maken in India. De ambities van Pieter liegen er niet om: ‘We willen één van de belangrijkste aanbieders worden in Europa.’ Zijn idee om voor zichzelf te gaan beginnen was eigenlijk tweeledig. Ten eerste merkte Pieter dat uitgevers steeds vaker zelf de prepress in eigen handen namen, doordat ze vooral controle wilde hebben over hun eigen content. Door de economische druk ontdekte hij dat vormgevers ook in de prestatiekolom omhoog moesten. Nee niet zozeer veel creatiever, maar vooral productiever. Vrijstaand maken paste echter niet in het beeld van de creatieve vormgever en werd al gauw gezien als een vervelend en tijdrovend ‘doewerkje’.
Ten tweede ontdekte Pieter dat met name door de komst van digitale fotografie de aanlevering van beelden nogal versnipperd was. Allerlei zaken speelden en spelen daarbij een rol zoals de resolutie, het kleurmodel en het dataformat. De belangrijkste ontdekking die hij deed was vooral de omvang van de enorme hoeveelheden beelden die enerzijds om geautomatiseerde controle van de aanlevering vragen en anderzijds vrijstaand gemaakt moeten worden. Voor dat eerste is automatisering het antwoord, voor het tweede is alleen outsourcing een economische oplossing, echter voor hem met behoud van kwaliteit. Veenema is ervan overtuigd dat vrijstaand maken op een hoog kwalitatief niveau voor een groot deel mensenwerk blijft.

Software
Met die uitgangspunten zette hij Studio-Online op, een in Amsterdam gevestigd bedrijf. Voordat het bedrijf kon starten verzamelde Veenema talrijke partijen om zich heen voor sluitende adviezen. Daarbij werden onder andere Magnus in Naarden en GEA in Weesp benaderd. In anderhalf jaar tijd werd software ontwikkeld voor de volledige afhandeling van beeldinvoercontrole, tracking/tracing van offshore opdrachten, betalingsmodules en volledig geïntegreerde financiële administratie. De laagdrempeligheid van de bediening stond daarbij voorop, dat het backoffice daarachter een complex stuk rekentuig zou worden, had Veenema op voorhand wel verwacht: ‘Anderhalf jaar is natuurlijk enorm lang, maar ik wilde niets anders dan een waterdicht systeem van zowel technische- als financiële afhandeling tegen de laagste mogelijke inspanningen voor de partijen die ermee moesten gaan werken’. Er waren in totaal zo een 20 mensen vanuit 8 bedrijven bij betrokken, waarbij de regie voor de bouw werd gevoerd door Ads4All in Amsterdam.

‘Als je dat dan allemaal hebt gedaan, dan moet je het ook echt gaan verlopen. Komend vanuit en superbaan is het ‘verkopen van vrijstaande beeldjes’ toch een groot contrast?’ Pieter geeft dat dan ook toe: ‘Ik had een geweldige baan, dito salaris en leasebak, maar ik ging het toch gewoon doen. Even thuis bespreken, knoop doorhakken en aan de slag. Ik kan me eigenlijk nauwelijks meer iets van de impact van die stap herinneren, het gebeurde als bijna vanzelsprekend.’

Opdrachtgevers
Studio-Online werkt zowel voor uitgevers als voor prepress bedrijven, actief in de retail hoek. Veenema: ‘Ik had vooral in het begin het geluk dat ik mijn voormalige werkgever makkelijk kon overtuigen van de grote voordelen van massale outsourcing en geautomatiseerde controle en workflows van beeldmateriaal. Mijn voormalige werkgever werd dus een grote opdrachtgever. In het eerste jaar kwamen daar vooral ook andere grotere uitgevers bij, maar in het afgelopen jar werken we ook voor bedrijven als Nefli en Neroc. Ik ben in staat om ze met heel concreet cijfermateriaal te overtuigen van de enorme kosten die deze bedrijven zichzelf kunnen besparen. Zonder dat daarbij overigens sprake is van enig kwaliteitsverschil.’

Van veel concurrentie heeft Studio-Online geen last. Voordeel is dat het aantal beelden enorm groeit: ‘Er is dus ruimte voor meerdere partijen in de markt en dat weten we.’ Binnen een paar jaar heeft iedereen wel gezien welke partijen er actief zijn op dit gebied (zoals bijvoorbeeld vrijstaandmaken.nl, nintec en mr.clipping) waarbij hij nogmaals benadrukt zelf vooral te willen groeien tot een baanbrekende Europese positie op dit gebied.

Crossmediaal
Naast geautomatiseerde beeldinvoer en vrijstaand maken voor print, is het een logische stap richting het web. De druk op de kwaliteit van beelden op het web nemt toe, vooral in de retailbranche. Dan is het logisch om ook hiervoor Studio-Online in te zetten, de conversie van beeld in zowel formaat als resolutie maakt integraal onderdeel uit van de ontwikkelde software. Daarnaast kiezen veel uitgevers voor de aanlevering van XML data richting bijvoorbeeld de archieven van LexisNexis, of voor de opmaak van eigen websites. Ook dat is een arbeidsintensieve klus om dat vanuit bijvoorbeeld InDesign volledig automatisch te kunnen doen. Veel uitgevers worstelen met dit proces nadat het blad in papieren vorm al is verschenen. Veenema besteedt ook dat werk uit bij hetzelfde bedrijf in India, waar zo een 500 medwerkers werken, waarvan 220 mannen en vrouwen in de prepress. Een gemiddelde operator verdient daar zo een 250 euro, een voorman gaat met 750 euro naar huis. Hij verwacht niet dat de salarisen binnen een paar jaar sterk zullen toenemen. Het bedrijf werkt 6 dagen per week in 3 ploegen van 8 uur. Daarmee heeft Studio-Online een enorme capaciteit achter de hand. ‘Wij zijn hun snelst groeiende klant.’ Pieter komt zelf vrijwel niet in India, communicatie gaat voorzover nodig met videochat door middel van Skype, maar hij accentueert vooral de eenduidige instructie mogelijkheden vanuit de workflow software: ‘Je maakt al gauw verlies als er geen sprake is van eenduidigheid, die hebben wij in onze software voorzien. Het heeft geen nut om elk detail in elk beeld te gaan bespreken.’ Hij geeft wel toe dat bedrijven geduld moeten hebben wanneer zij gaan samenwerken met outsourcing in India. Je zegt daar niet zomaar even: ‘Dit beeld wil ik in 3 minuten vrijstand gemaakt hebben.’ Toch worden ook zijn werkzaamheden in uren verrekend. Het is vooral geduld om de cultuur te leren begrijpen en te waarderen. Zodra dat onderling klopt, dan worden die 3 minuten wel gehaald.

Groei
Enerzijds groeit het aantal beelden dat in diverse media kanalen gebruikt gaat worden enorm. Maar ook de huidige prepress bedrijven die nu nog deze werkzaamheden in eigen huis doen, zien hun positie veranderen door vormgeving en digitale fotografie. ‘In ons land wil op den duur niemand meer vrijstaande beelden maken, de kosten zijn domweg te hoog. De workflow moet echter perfect zijn. Aantallen beelden, het gebruik van de beelden op welke pagina’s en websites, het moet allemaal sluitend zijn. Er mag geen enkele fout optreden in het proces, dat is onze waarborg voor succes.’ Ook voor het web, waar beeldverwerking eindelijk iets mag gaan kosten in een omgeving waar men als consument alleen nog maar in termen als ‘gratis’ kan denken.

Pieter ziet zijn bedrijf niet als een prepress bedrijf. ‘Nee, we zijn een webbedrijf, draaiend in een 2.0 24 uurs economie, we zijn goed in workflow management, crossmedia en kostenbeheer voor onze opdrachtgevers. Dat zijn nou net die elementen die bij het ontstaan van Studio-Online voorop stonden, geen verspilling van mankracht en dus geld, hetgeen ik nog wel eens tegenkom bij zowel uitgevers als prepress bedrijven.’